Офис – дом для бизнеса. От того, насколько он комфортен, напрямую зависит самочувствие и работоспособность сотрудников. Это общеизвестный факт, поэтому ответственные работодатели стараются подобрать офис, отвечающий целям и задачам своей компании. Но сделать это не так-то просто, и чем больше требований к офисному помещению, тем сложнее его найти. Как правильно подойти к поискам? В первую очередь - составить список критериев.
Подбор офиса: шпаргалка
Площадь и стоимость аренды, конечно, важные параметры, но далеко не единственные. Определитесь, какие критерии для вас основополагающие, какие – важные, а какие – не слишком. Чем гибче будет запрос, тем больше вариантов вам предложат. Однако слишком большой райдер тоже ограничит количество предложений.
- Локация
Расположение офиса должно быть удобно и сотрудникам, и клиентам. При этом многие крупные БЦ, расположенные в некотором отдалении от метро, организуют доставку сотрудников корпоративными шаттл-басами. Это может оказаться удобным вариантом.
- Площадь и планировка
При равной общей площади полезная может существенно отличаться из-за планировки. Самые «выгодные» в этом отношении – опенспейсы, самые невыгодные – офисы с кабинетно-коридорной планировкой. Учтите, что сотрудникам потребуются не только рабочие места, но и переговорные комнаты, санузлы, зоны отдыха и тд.
- Классность БЦ
Какой офис выбрать – класса А и В, или бюджетный С? Инженерное оснащение в помещениях А и В классов намного лучше, и это обязательно нужно иметь в виду. Далеко не все бюджетные здания обладают достаточными по современным требованиям мощностями, тем более, бесперебойным электроснабжением.
- Состояние помещения
Должно ли помещение быть готовым ко въезду, или компания выполнит ремонт своими силами.
- Инфраструктура БЦ
Как организовать питание сотрудников, далеко ли находятся банки, налоговая, почта? Есть ли поблизости магазины, аптеки, кафе, фитнес-центр? Чем лучше локация и выше классность БЦ, тем легче решить эти вопросы.
- Обслуживание помещения
Профессиональная управляющая компания в высококлассном БЦ обычно решает все вопросы незамедлительно. В зданиях класса С, скорее всего, всем придется заниматься самостоятельно: а это время и деньги.
- Стоимость аренды офиса и OPEX (операционные расходы)
В России нет единого стандарта: OPEX может быть включен в арендную ставку, а может быть и нет. Поскольку его размеры достигают 15-20% от затрат, это очень важный момент.
- Условия договора
Допустимо ли его досрочное расторжение, пролонгация, можно ли сдавать часть площадей в субаренду и тд.
Еще три шага до успеха
Итак, первый шаг – это список требований к помещению. Второй шаг к тому, чтобы арендовать офис – это подбор и фильтр предложений (лонг- и шорт-лист). Третий – просмотр лотов и переговоры с их собственниками. Чтобы они прошли успешно, и вы достигли консенсуса, чаще всего требуется помощь консультанта. Правильная подготовка к переговорам – это получение информации о конкурентах, их предложениях, ставках и готовности к компромиссам. Ну а шаг четвертый – это подписание договора.
Можно ли самостоятельно пройти этот путь? Конечно. Но он окажется долгим и не факт, что безошибочным. Чтобы его сократить и минимизировать риски, лучше доверить подбор вариантов профессиональным игрокам рынка. К тому же в их распоряжении бывают эксклюзивные лоты, не представленные в общем доступе.
