Если выбираете офис первый раз, сложно обойтись без ошибок и попасть в яблочко: не прогадать с парковой, правильно составить договор, учесть скрытые платежи и штрафы.

О том, как избежать ошибок и не попасться на уловки собственников, на что обратить внимание при выборе или составлении договора аренды, рассказал Виктор Решетников, директор департамента офисной недвижимости ILM.

Перед поиском помещения

Перед тем как искать офис и перебирать сотни объявлений, определитесь с требованиями, которым должно отвечать будущее помещение. Кроме адекватной стоимости, можно составить два списка критериев — важные и второстепенные. К важным отнесите расположение, планировку, инженерное оснащение, безопасность, близость точек питания, парковку.

Пример важных критериев:

 — В Пресненском районе Москвы.

— Не дальше 10 минут пешком от метро.

— Не менее 5 машиномест на парковке.

— Планировка Open Space.

— Собственный туалет.

— Круглосуточный доступ в офис.

— Место для комфортной работы 10 сотрудников — 70 кв. метров.

Как посчитать нужную площадь? По норме СанПиНа 2.2.2/2.4.1340-03 на каждого работника в офисе должно быть не меньше 4,5 кв.м. Добавьте сюда проходы, места под шкафы, гардероб. Из нашей практики площадь офиса можно оценивать из расчета 7-10 квадратных метров на человека. Заранее подумайте, сколько людей у вас будет через 1-2 года.

Второстепенные:

 — Велосипедная парковка.

— Общепит в шаговой доступности.

— Вид из офиса.

— Фитнес-центр.

— Наличие ресепшн.

— Инфраструктура.

Подумайте, нужен ли вам офис. Бывает, что в команде 3-4 специалиста, а остальные работают на удаленном доступе. Или стартап пробует бизнес-модель и много людей ему не нужно. Тогда логичнее не торопиться с арендой. Лучше снять несколько мест в коворкинге. Здесь есть все необходимое — офисная техника, рабочие места, секретарь и «переговорки». Стоимость рабочего места в коворкингах получится дешевле, чем в собственном офисе.

Где и как искать офис

Искать офис можно двумя способами:

1. При помощи консалтинговой компании.

2. Самостоятельно.

Консалтинговая компания — это посредник, которому платит собственник коммерческой недвижимости. У нее в распоряжении актуальные данные по рынку. Как правило, уже в день обращения вы получите подходящие предложения. Таких компаний много и в Москве, и в Санкт-Петербурге, и в крупных региональных городах. Те, что на слуху — ILM, Off.ru, Fortex, Caos, JLL, Knight Frank.

Плюсы обращения в консалтинговое агентство — вы быстрее найдете подходящий вариант, вам помогут оформить документы, снижается риск нарваться на мошенника-арендодателя. За последний пункт агентство отвечает репутацией. А еще профессиональный брокер всегда знает среднерыночную ставку аренды в каждом бизнес-центре и помогает добиться максимального дисконта.

Агентство берет на себя осмотр, подготовку и согласование коммерческого предложения, разбор договора, юридическое сопровождение, а в некоторых случаях — помощь с отделкой и даже организацию переезда.

Самостоятельно вы можете искать коммерческую недвижимость на сайтах-агрегаторах: Авито, Циан, Яндекс.Недвижимость, Арендатор и т.д. Здесь есть шанс найти интересные объявления, зато поиски обещают быть долгими и мучительными. В онлайн-каталогах встречаются не всегда актуальные предложения, а зачастую и снятые с рынка. Можно с первого звонка договориться о просмотре, но чаще вы услышите, что условия в объявлении некорректны. Такие поиски могут затянуться на несколько месяцев. Если вопрос поиска помещения срочный, лучше обратиться к профессионалу.

Самому ходить по улицам нет смысла. Все предложения уже есть в интернете. Газеты или бумажные объявления используют редко. Искать «ногами» нужно, если вы ищете место с хорошей проходимостью. Например, открываете пекарню или кофе навынос. Тогда можно стать у точки с кликером, чтобы считать людей. Но это из разряда маркетинговых исследований, а не поиска офиса.

Есть вариант взять помещение в субаренду. Большой плюс подобного формата — привлекательная стоимость. Но перед заключением договора субаренды обязательно проверьте договор арендатора с собственником, в нем должно быть разрешение на сдачу помещения в субаренду.

Осмотр помещения

Перед тем как войти

Обратите внимание, загружена ли парковка, какого она размера и удобно ли к ней подъехать на личном автомобиле. Посмотрите, сколько на самом деле идти до метро или остановки общественного транспорта. Есть ли рядом инфраструктура — кафе, магазины, химчистки. Посчитайте, сколько точек питания возле вашего потенциального офиса — сотрудникам нужно где-то обедать. Можно даже зайти в пару мест и оценить, дорого ли здесь кормят. Это быт, но он определяет комфорт.

Сразу на входе

Смотрите, есть ли ресепшн, как организована охрана, как устроена система контроля и управления доступом. Узнайте, записывает ли охранник посторонних, проверяет или нет документы. Если охрана бдит, по этажам не будут ходить посторонние, и во время работы к вам в офис не ворвется консультант Орифлейм. Поднимаясь на этаж, обратите внимание на чистоту в лифтах, температуру в здании — должно быть тепло зимой, прохладно летом.

Инженерные коммуникации

Обратите внимание на системы центрального кондиционирования и вентиляции. Они должны быть исправны и нормально работать. Проверьте количество розеток в помещении. Узнайте, какую нагрузку они выдерживают: не вылетят ли пробки, если в одну розетку подключить МФУ и шесть стационарных компьютеров. Хорошо, если в помещении уже будут проложены структурированные кабельные сети для быстрого подключения рабочих мест к интернету и телефонии.

Состояние ремонта

Если помещение с ремонтом, проверьте состояние кухни и санузла. Не должно быть сломанной сантехники или другого оборудования. Пройдитесь по всем помещениям — убедитесь, что нет посторонних запахов, не пахнет сыростью, плесенью и не тянет из соседнего офиса разогретым борщом.

Спросите у соседей

Узнайте у других арендаторов насколько им комфортно в данном бизнес-центре.

Узнайте подробности

Приготовьтесь к тому, что платить придется не только за помещение. Стоимость аренды состоит из нескольких частей:

1. Базовая ставка. Это та часть денег, которая ложится в карман арендодателю.

2. Эксплуатационные расходы. Сюда входит плата за охрану офисного здания, обслуживание инженерных сетей, уход за территорией, вывоз мусора, уборка и мытье окон в здании плюс все услуги управляющей компании, которые обеспечивают работу офисного здания.

3. НДС. Сразу уточните, включен налог в стоимость аренды или нет.

4. Коммунальные расходы. В половине случаев это электричество по счетчику. Иногда в коммуналку входит отопление, вода и электричество. Уточните, кто и в каком объеме оплачивает эти расходы. Если коммуналку платите вы, не забудьте проверить все счетчики, переписать и внести в договор и акт приемки-передачи актуальные показания на дату вашего фактического въезда.

5. Парковка. Уточните, положена ли вам парковка и сколько мест вы получите. Как правило, количество мест зависит от занимаемой вами площади офиса — чем больше, тем больше машиномест. Спросите, фиксированные они или нет. Если нет, то вы будете платить не за места, а за возможность припарковаться, если кто-то не сделает это раньше вас.

Иногда собственник помещения указывает единую ставку аренды, в которую входят все вышеупомянутые пункты или часть из них.

Если хотите сэкономить, торгуйтесь по базовой ставке. Остальные расходы фиксированные и уменьшить их, отказавшись, например, от уборки, чаще всего не получается.

На что еще обратить внимание?

Арендные каникулы. Если помещение без ремонта, вы можете получить отсрочку по оплате пока ведутся отделочные работы. Как правило, так можно получить 1-2 месяца арендных каникул в зависимости от метража помещения.

Охрана. Как работает, как и кого пропускает. Узнайте, до скольких можно находиться в офисе, как получать дополнительные карты для прохода в здание, сколько они стоят и что делать, если теряешь свой электронный ключ.

Индексация. Если договор долгосрочный, скорее всего, в нем будет прописана ежегодная индексация — стоимость аренды будет каждый год увеличиваться на оговоренный процент. Это обычная рыночная практика, но обратите внимание, устраивают ли вас такие условия.

Управляющая компания. Не всегда собственник управляет зданием. Это может быть сторонняя управляющая компания. Она либо сдает офисы, либо организует обслуживание бизнес-центра или же занимается и тем, и другим. Соберите отзывы о ней, уточните стоимость дополнительных услуг — например, вызов сантехника или услуги электрика.

Коммерческое предложение

Если помещение нравится, а условия, озвученные собственником, устраивают, следующим шагом вы должны получить коммерческое предложение. КП — не формальность. Это обязательный документ, в котором оговариваются все финансовые условия и положения по будущей сделке. В коммерческом предложении может быть от 15 до 30 пунктов:

— финансовые условия;

— арендные каникулы;

— сроки, в которые будет подписан договор;

— кто будет регистрировать договор (если он долгосрочный);

— порядок страхования имущества и ответственности перед третьими лицами;

— период и возможность расторжения договора — например, с уведомлением за 3 месяца;

— депозит, размер которого, как правило, варьируется от 1 до 3 месяцев;

— если собственник сам делает ремонт, в КП прописывают, что и в какие сроки будет сделано.

Коммерческое предложение подписывают обе стороны сделки. На согласование условий уходит не меньше недели. Это нужно, чтобы финансовая составляющая была заранее определена и на стадии договора не возникало лишних прений сторон.

Договор

Следующий этап — договор. Перед подписанием попросите собственника предъявить все юридические документы:

— ИНН;

— ОГРН;

— Устав;

— Документы, подтверждающие полномочия подписанта;

— Документ на право собственности помещения, здания.

Если к зданию прилегает наземная парковка, на которой вам предлагают арендовать машиноместо, проверьте правоустанавливающие документы и на нее. Вы должны проверить, принадлежит ли парковка собственнику.

С вашей стороны нужны точно такие же документы плюс выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Бывает, что помещение сдает не собственник, а арендатор. Проверьте, есть ли в его договоре пункт о разрешении на субаренду. Иначе договор могут расторгнуть в одностороннем порядке без возврата денег.

Не торопитесь подписывать договор. Внимательно изучите его с юристом. Еще раз обратите внимание на финансовые составляющие. Ответственно отнеситесь к словам «в одностороннем порядке». Например, не должно быть пунктов о том, что арендодатель по собственной инициативе и без согласования с вами может:

— расторгнуть договор;

— увеличить размер оплаты и индексации;

— разрешить проходить на вашу территорию третьим лицам;

— изменить провайдера.

Изучите все пени, штрафы и неустойки — их размер и условия. Если этого не сделать, можно столкнуться с существенными затратами.

Например, вам надо через неделю выезжать из офиса. Вы предупреждаете об этом собственника. В договоре прописан минимальный срок уведомления о расторжении договора — полгода. Депозит составил 2 месяца аренды. В этом случае не получится сразу расторгнуть договор аренды. Придется сначала выплатить штраф.Серьезные штрафы могут быть предусмотрены за курение или употребление спиртного на территории.

Акт приемки-передачи помещения

Укажите в договоре, что принимаете офис после подписания акта приемки-передачи помещения. Изучите все недостатки — сломанные краны, шум в системе вентиляции, старая розетка на входе. Укажите недостатки в акте, пропишите, кто, за какие средства и в какой срок их обязуется устранить. Опишите всю технику и мебель, укажите их состояние. Так с вас не возьмут лишнего после окончания аренды и не придут за мифической «плазмой», которая якобы здесь всегда стояла.

Что запомнить, чтобы снять офис

1. Решите, нужен ли вам офис или хватит нескольких мест в коворкинге.

2. Определите для чего вам нужен офис и каким требованиям он должен отвечать. Думайте на перспективу.

3. Ищите через консалтинговое агентство или сами в интернете. Не тратьте время на походы по городу.

4. Внимательно осмотрите помещение. Узнайте больше у будущих соседей.

5. Уточните все дополнительные условия аренды.

6. Согласуйте все финансовые вопросы в коммерческом предложении.

7. Проверьте у арендодателя документы, подтверждающие собственность.

8. Подпишите договор. Внимательно изучите штрафы и пени.

9. Подпишите акт приемки-передачи коммерческого помещения.

Источник: https://dasreda.ru