Как было бы чудесно, если все помещения бизнес-центра как по волшебству, заполнились арендаторами. Впрочем, пустующие пространства – не повод для паники. Предлагаем вашему вниманию лайфхаки, которые помогут принести дополнительную прибыль вашему комплексу. Прямо или опосредованно. «Деньги в кассу» 1. Организуйте коворкинг. Мини-офис или индивидуальное рабочее место – западный тренд, который неплохо прижился в России. Его преимущества для клиентов – бюджетность, комфорт, работа не в стандартном режиме, а в удобное время. Существует стереотип, что коворкинг – это непременно креативное и андерграундное место для молодых и энергичных людей. На практике мини-офисы – отличный вариант для людей всех возрастных и профессиональных категорий. Поэтому оборудованный коворкинг в БЦ с хорошим расположением и инфраструктурой привлечет внимание посетителей. Для организации пространства потребуются рабочие места, зона отдыха с мини-кухней, зона ресепшн с секретарем. Минимальный штат сотрудников включает администраторов зала, сисадмина, секретарей, клинера. 2. Переоборудуйте свободные площади в места общего пользования и заключите с арендаторами соглашение о содержании МОП. 3. Оборудуйте в свободном помещении розничную торговую точку. Стоит учесть, что основными клиентами такого мини-маркета станут арендаторы и посетители БЦ – людей «с улицы» здесь не будет. Ассортимент продукции – продукты и напитки, кофе, пресса, канцелярия, мелкие бытовые предметы, цветы и сувениры. 4. Сдайте помещение под шоурум.  Преимущества такого решения дляарендаторов - пропускная система в БЦ и высокий уровень безопасности: клиенты в шоурум приходят по предварительной записи. Для оформления помещения не требуется особых вложений: мебель, вешала, зеркала, примерочная кабина. Но сам офис должен иметь качественную отделку и хорошую инсоляцию. 5. Рекламируйте БЦ PR-агентствам как отличную площадку для мероприятий. В этом случае можно задействовать не только свободные офисы, но и прилегающую территорию. Очевидные плюсы – безопасность, камерность, технические возможности для подключения аппаратуры. 6. Сдавайте площади в краткосрочную аренду под видео- или фотосъемку . Такой вариант подойдет для презентабельных помещений с дорогой мебелью и хорошим освещением. Это довольно узкий сегмент рынка, но спрос на подобные услуги высок: не хватает как раз предложений. 7. Устройте выставочную галерею . Это еще один вариант краткосрочной аренды или ивента для арендаторов и резидентов. На такой выставке могут экспонироваться не только картины или фотографии, но и любые авторские работы, предназначенные для продажи (так называемые «ярмарки мастеров»). Положительный опыт организации такого выставочного пространства есть в БЦ СИТИДЕЛ и БЦ Домников. 8. Сдавайте помещения для проведения мастер-классов или семинаров. Это очень популярный вариант. Хорошая локация рядом с метро, удобное помещение, возможность организовать кофе-брейк – офисные помещения более комфортны для небольших мероприятий, чем строгие конференц-залы. Повышение лояльности арендаторов Эти два решения не несут прямой выгоды для собственника БЦ, однако серьезно улучшают лояльность его арендаторов, а значит, привлекут внимание и новых клиентов. 9. Создайте комфортную зону отдыха для сотрудников. Понятно, что на работу приходят работать, а не отдыхать, но зона релакса в БЦ необходима. 10. Обустройте спортивный уголок – зону для разгрузки и фитнеса. Здесь же можно периодически устраивать тимбилдинги и другие интересные мероприятия для арендаторов.  Любое свободное помещение – это ваш потенциальный доход. Поэтому рассмотрите все возможности его использования – даже не самые стандартные.

Держим лицо! Как вы думаете, кто является лицом вашего бизнес-центра? Нет, это не директор и не управляющий. Это те люди, которых посетители первыми видят при входе в здание – представители службы охраны и службы ресепшн. И если они допустили грубость или невнимательность к визитеру, будьте уверены: именно это запомнится человеку в первую очередь, изрядно смазав все остальные достоинства. Поэтому работу этих двух служб необходимо регулярно проверять и постараться объяснить сотрудникам, что такое клиенториентированность. Если, конечно, вы разобрались с этим понятием сами. Правильная ориентация Чего проще – угадывай желания клиентов, делай так, чтобы они снова возвращались, приводили друзей и знакомых и приносили прибыль. На деле customer-oriented service часто превращается в навязчивость. К счастью, это более характерно для ритейла, а не административного сервиса. Однако здесь встречается обратный подход – полное невнимание к посетителю, когда на вопрос, как пройти в офис компании «Х» сотрудники молча указывают на световое табло. Вежливое и дружелюбное отношение к посетителям требует определенной тренировки – это не врожденное качество. Если вам удастся найти такого администратора или охранника с первого раза – это удача. Скорее, вы столкнетесь с тем, что в сложных ситуациях сотрудник растеряется или начнет огрызаться, а то и хамить посетителю.  Как этого избежать: • Провести личное собеседование с кандидатом; • Использовать в ходе собеседования провокационные вопросы и моделирующие ситуации. Клиентоориентированного сотрудника отличает от обычного умение работать с возражениями; • Подготовить скрипты разговоров; • Ввести штрафные санкции. Но главное – не тратьте время на то, чтобы сделать из статуи Галатею. За это время ваш поток клиентов значительно уменьшится.  Охранник или гид? Существуют два типа охранников: те, которые пускают в помещение, и те, которые в него не пускают. Второй вариант – это охрана банков, складов, закрытых предприятий. В бизнес-центрах мы работаем с первым типом, который совмещает функции контрольно-пропускного пункта и гида на объекте. Разумеется, с точки зрения самого охранника вторая часть задачи – лишняя. Охранник – первый человек, которого видит посетитель. Поэтому именно охраннику чаще всего задают вопросы, как попасть в то или иное помещение, как пройти к метро, где находится ближайшее кафе или магазин. Соответственно, охранник бизнес-центра должен хорошо знать внутреннюю навигацию и ближайшие инфраструктурные объекты. И не забывать следить за порядком. Проверяя работу службы охраны, убедитесь, что сотрудники правильно поняли поставленные перед ними задачи. Чем я могу вам помочь? Основная задача сотрудников службы ресепшн – знать всех арендаторов здания, их торговые знаки и юр.лица, сферы деятельности. Запрос клиента может звучать не только «Как попасть в компанию Х», но и «Где-то тут у вас находится какой-то офис». После оформления пропуска администраторы должны корректно объяснить, куда именно идти клиенту, где находятся лестницы, лифты и эскалаторы. Важный момент: задачи нужно решать оперативно и не допускать  возникновения «пробок» - толпы посетителей, ожидающих решения своего вопроса. Вся текущая работа также должна быть скрыта от посторонних глаз: на стойке не должно находиться вороха неразобранной корреспонденции и тд. Типичные мелочи, которые портят картину По опросам клиентов БЦ, чаще всего их раздражают следующие ситуации: • У персонала недружелюбное выражение лица; • Сотрудники разговаривают по мобильному телефону или друг с другом и не обращают внимания на посетителей; • Во время обеденного перерыва за стойкой нет ни одного администратора; • Персонал обедает прямо на рабочем месте. Выражение «держать лицо» применимо и к бизнес-центру. В этом случае оно означает, что все неординарные или конфликтные ситуации в лобби будут решены безукоризненно и вежливо.

В условиях высокой конкуренции на рынке коммерческой недвижимости крайне важно придерживаться двух правил: обеспечить максимальный комфорт для арендаторов и посетителей и снизить затраты на эксплуатацию. В обоих случаях на помощь приходит современное программное обеспечение (далее ПО). Спектр задач, которые решает ПО, очень широк: от контроля за инженерными системами и конструкцией здания до  управления инфраструктурой. Условно их можно разделить на две группы: ПО для контроля и управления инженерных систем   — BMS, Building Management System. Другое название АСУЗ — автоматизированная система управления зданием. ПО для Fasility Management , предназначенное для управления службой эксплуатации и инфраструктурами. Сюда входят ресепшн, клининг, охрана, инженерные службы. В отдельную подкатегорию вынесем ПО для управления пропускным режимом. Преимущества использования ПО Внедрение специализированной информационной системы облегчает составление списка планово-профилактических работ (ППР), учет заявок арендаторов, анализ и контроль ППР. Это своего рода аудит всех инфраструктур в режиме онлайн. Чем больше заявок на работы поступает от арендаторов — тем хуже качество ППР. Система ПО для Fasility Management может интегрироваться с BMS: в этом случае система автоматически создает заявку в случае обнаружения неисправности. Оптимизируются процессы закупки расходных материалов и пополнения запасов: экономия достигает 25-30%. А в целом затраты на обслуживание оборудования снижаются на треть. «Облако» или «коробка» Споры о преимуществах каждого из типов ПО не ослабевают, но при выборе лучше руководствоваться лично вашими задачами. Standalone —  это ПО, поддержка которого ведется штатными разработчиками. SaaS ( software as a service) —  это ПО с удаленным доступом. Его поддержка производится поставщиком. Первый вариант сервиса работает автономно, для второго, соответственно, необходим доступ в Интернет. Плюсы и минусы «коробочного» решения: 1. Высокая первоначальная стоимость, при этом ежемесячная доплата обычно отсутствует;  2. Собственный контроль за безопасностью данных;  3. Возможность конфликта с уже установленными программами;  4. Необходимость наличия собственного штата разработчиков;  5. Возможность откорректировать и дополнить ПО под свои задачи. Плюсы и минусы «облачных» сервисов: 1. Оплата за аренду ПО;  2. При правильном выборе на этапе переговоров по приобретению возможность избежать конфликт с операционными системами;  3. Нет необходимости покупать серверы и содержать штат разработчиков;  Возможность доступа через мобильные устройства;  4. Неограниченный объем памяти. Краткое руководство по выбору Сервисные решения должны быть удобны не только для управляющей компании, но и для арендаторов, поэтому в ПО необходим модуль обратной связи. При покупке уточните, в какие сроки ПО будет интегрировано, а также создайте проектную группу. Чем проще интерфейс программы — тем лучше, это избавит вас от необходимости длительного обучения персонала. Обратите внимание на следующие детали: 1. Наличие основных модулей, регламентов и графиков.  2. Удобство внесения планово-профилактических работ.  3. Понятный журнал заявок. Ключевые показатели эффективности инженерной службы – это скорость, качество и обратная связь.  4. Наличие мобильного приложения и его адаптация под все модели смартфонов, особенно блок работы с КПП, рецепцией и заявками арендаторов.  5. Функциональный блок учета складских запасов (их поступление и списание). Примеры существующих сервисов 1. Кларис « Автоматизация управления бизнес центрами » http://www.claris.su/industry/managercompany.html 2. Supervisory Control And Data Acquisition (SCADA)  — диспетчерское управление и сбор данных  http://sunline-automation.ru/products/29-nashascada.html 3. Автоматизация обслуживания объектов « FM Commander »  http://fmcommander.com/